Нередко в бухгалтерии компании или у индивидуального предпринимателя представители контрагента запрашивают акт сверки взаиморасчетов, отражающий состояние расчетов между контрагентами на определенную дату. Так ли нужен этот документ, кем и для чего он используется, как заполняется – рассмотрим подробнее.
Для чего нужен акт сверки
Руководители предприятий или ИП в своей работе постоянно сталкиваются с необходимостью понять, кто, сколько и кому должен. Получить необходимую информацию можно из бухгалтерских программ и регистров, но что делать, если с ней контрагент не согласен? Для проверки правильности учета документов, выведения сальдо применяется специальный документ – акт сверки взаиморасчетов. На его основании легче обнаружить расхождения и подтвердить наличие или отсутствие дебиторской/кредиторской задолженности по данным бухгалтерского учета.
Кто заполняет и подписывает акт
Заполнение актов сверки взаиморасчетов обычно вменяется в обязанность бухгалтеру, который ведет данный участок: для поставщиков – сотруднику, получающему первичные документы по поставкам, для покупателей и заказчиков – тому, кто отписывает товары, материалы на продажу. После заполнения и подписи акт передается второй стороне для внесения своих данных.
Заполненный документ обязательно подписывается представителями обеих сторон. Кем именно – зависит от цели сверки:
Для целей подтверждения расчетов между организациями (ИП) и учета – руководителями сторон и/или главными бухгалтерами.
Для прочих – например, для обоснования претензии или обращения в суд, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами должны подписываться руководителями, индивидуальными предпринимателями лично или уполномоченными представителями с подтверждением их полномочий. Причем для представителя ИП доверенность должна быть нотариально заверена. При подписании нужно получить (или приложить) заверенные копии документов, подтверждающие право подписи .
Законодательно такой порядок подписания не утвержден, по общему правилу ответственность за состояние учета несет руководитель, и именно он имеет право, как единоличный исполнительный орган организации, подписывать любые документы от имени компании, однако в деловой практике руководствуются изложенными вариантами.
Бланк «Акт сверки взаиморасчетов», образец оформления приведены далее.
Последствия подписания акта
Для бухгалтерского и налогового учета
Акт сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности (в общих случаях 3 года в соответствии со ст. 196 ГК), т.е. после его подписания сторонами указанный срок начинает исчисляться снова. Поэтому подписание документа котрагентом свидетельствует, что эта сторона долг признает (в том числе просроченный по договору), но пока не оплачивает его, а вторая сторона с этим согласна. В таких случаях при истечении срока исковой давности, в налоговом учете необходимо включить просроченную «дебиторку» или «кредиторку» во внереализационные расходы или доходы соответственно.
Для взыскания долга
Акт сверки - документ, признаваемый в суде при рассмотрении дел по долговым, денежным обязательствам, если он полностью заполнен с указанием всех необходимых реквизитов и подписан уполномоченными лицами. Основаниями требований все же являются первичные документы (договор, товарные, товарно-транспортные накладные, акты по выполненным работам и услугам, счета-фактуры и УПД, платежные поручения, кассовые ордера и прочие), но при их отсутствии акт служит доказательством существовавшего на момент его подписания обязательства. При наличии акта сверки можно не хранить часть документов свыше 5-летнего срока по текущему договору.
Порядок заполнения
Для акта сверки взаиморасчетов бланк не утвержден государственными органами, его можно разработать самостоятельно. В одной из самых распространенных бухгалтерских программ – 1С акт сверки взаиморасчетов заполняется автоматически, по введенным в программу документам; необходимо только указать контрагента и период сверки, а также счет учета (если велся учет в разрезе договоров, можно вывести расчеты отдельно по каждому договору либо по всем вместе в целом по контрагенту). Период выбирается произвольно, удобнее, когда он совпадает с налоговым или отчетным периодом – например, квартал или год. Скачать акт сверки взаиморасчетов можно ниже.
Что указывается:
В верхней части («шапке» документа):
между кем производится сверка – наименование контрагентов и ответственных лиц;
период сверки;
договор, в рамках которого произведены операции;
Многие не указывают место заполнения, это допустимо, но с точки зрения ведения документооборота – правильнее указать, где составлялся акт.
Акт сверки взаиморасчетов, образец заполнения-2019 мы приводим в конце статьи.
Ниже в тексте акта, или в специальной таблице расписываются показатели учета, а именно:
сальдо расчетов на начало и конец периода, обороты за период;
названия операций, номера и даты первичных документов с суммами по ним.
В заключение указывается:
итоговая запись о наличии/отсутствии задолженности и в пользу кого, если она есть;
указываются должности, ставятся подписи и расшифровки Ф.И.О. подписавших акт лиц.
Так как наличие печати у организации (ИП) необязательно, то печать можно не ставить; если есть - лучше заверить ею документ.
Сначала в бланк вносит все свои данные заполняющая сторона, распечатывает его.
После подписи документ передается второй стороне. Контрагент сверяет занесенные показатели, заполняет свою сторону акта (иногда, если расхождений нет – контрагент просто подписывает акт, но правильнее полностью заполнять все графы).
Если выявлены расхождения, поднимаются первичные документы, проверяются их показатели (например, если разница в сумме по накладной – надо проверить цены и количество, общий итог). Запрашиваются отсутствующие дубликаты и копии документов. После устранения разногласий рекомендуется составить уточненный акт сверки.
Акт сверки взаиморасчетов – образец заполнения:
Бланк «Акт сверки взаиморасчетов» скачать можно ниже.
Неопытные бухгалтеры и предприниматели порой совершенно зря недооценивают важность регулярного проведения сверки взаиморасчетов и подписание соответствующих актов обеими сторонами. Когда акт сверки взаиморасчетов действительно важен:
- в случае предоставления продавцом отсрочки платежа;
- в случае регулярных и стандартных сделок/предоставления услуг;
- с случае широкого ассортиментного ряда;
- в случае высокой стоимости товара/услуг;
- в случае необходимости заключения большого числа договоров и дополнительных соглашений.
Вообще, акт сверки – это своеобразная демонстрация хорошего тона. Заключили сделку – выполнили свои обязательства – подписали соответствующий документ. Для тех, кто не приемлет лирику, сообщу, что хоть и суды (см. Постановления ВАС РФ) отрицают, что акт сверки - это признание должником суммы долга, без акта сверки взаиморасчетов суды вообще возвращают дела в виду недостаточности требований. На самом деле отказ мотивирован нежелании копаться в многочисленных платежках, счетах-фактурах и накладных. Именно поэтому не стоит перекладывать ответственность с больной головы на здоровую и самостоятельно позаботиться о сверке взаимных обязательств и требований.
Как правило, акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерией организации, но подписан он должен быть исключительно первым лицом: директором или предпринимателем . Если для проведения сверки взаиморасчетов стороны направляют друг к другу своих представителей, то им обязательно нужно выдать доверенности для удостоверения его личности и придания акту легитимной силы. В документ должны быть отражены все операции за определенный период с данным партнером.
Оформляется акт сверки взаиморасчетов в форме реестра. Форма данного документа законодательно не утверждена , поэтому может быть разработана организацией самостоятельно, однако при составлении акта лучше придерживаться требований, выдвигаемых к первичным документам. Затем документ в 2-х экземплярах направляется в адрес контрагента.
Причем, если вы сверяетесь со своими поставщиками или покупателями регулярно, то можете провести сверку только по одной спорной позиции, например:
- конкретному договору;
- определенному артикулу товара;
- одной поставки.
В целях получения объективной картины сверка взаиморасчетов проводится либо с начала возникновения взаимоотношений (дата подписания договора, дата поставки) либо с момента проведения последнего взаиморасчета.
Чтобы не делать двойную работу, то можно приобщить проведение сверки взаиморасчетов к обязательной ежегодной инвентаризации : перед сдачей годового отчета предприниматель обязан провести инвентаризацию, цель которой выявить дебиторскую и/или кредиторскую задолженность. Это требование п.2 ст. 12 ФЗ от 21.11.1996 г. №129-ФЗ.
Сверка расчетов с контрагентами включает проверку учетных данных следующих счетов:
- 205 00 000 «Расчеты по доходам»;
- 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
- 209 00 000 «Расчеты по недостачам»;
- 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».
Результаты инвентаризации оформляются актами сверки. Если в ходе инвентаризации были выявлены расхождения, с которыми обе стороны согласны, то данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с принятым сторонами решением. Однако не стоит думать, что достаточно «ударить по рукам», все первичные документы должны быть восстановлены и подшиты для хранения у обеих сторон.
Сверку взаиморасчетов проводят также:
- при завершении ответственного этапа работ (в строительстве, отгрузке);
- при факте кражи, подозрении на хищение, пожаре, затоплении и т.д.
- при смене ответственных лиц (приеме на работу или увольнении);
- по окончании всех договорных отношений с контрагентами.
Сверка взаиморасчетов может быть инициирована любой стороной , как дебитором, так и кредитором. Причем необходимость проведения такого рода процедуры может быть прописана специальным приказом, а может быть закреплена в положениях о документообороте в организации.
Все бы хорошо, вот только есть одно НО: нередки ситуации, когда одна из сторон, естественно, должник отказывается от проведения сверки взаиморасчетов и подписания акта сверки или даже акта разногласий. Как правило, он мотивирует это тем, что у него все в порядке, разбирайтесь, мол, сами, это ваши внутренние проблемы бухгалтерии.
К сожалению, инициатор сверки никак не в силах повлиять на контрагента законным путем, можно пригрозить отказом в дальнейшем сотрудничестве, но это нанесет ущерб и вашему бизнесу тоже. Тут следует выбирать меньшее из зол, а на будущее прописывать в договоре о:
- необходимости проведения сверки расчетов;
- сроках такой проверки и ее периодичности;
- порядке проведения сверки;
- сроках подписания акта сверки или для мотивированного ответа о несогласии с ее результатами;
- предварительном согласовании формы акта сверки.
Самый действенный пункт договора в части проведения сверок взаиморасчетов – это штрафные санкции в случае неисполнения условий договора. Если ничего не помогает, то тогда единственный выход – обращаться в суд.
Для сверки взаиморасчетов юридические лица и индивидуальные предприниматели часто составляют соответствующий акт. Единого образца и обязанности использовать именно этот документ законодательство не предусматривает, поэтому каждая компания может разработать собственный бланк. Готовый пример и инструкция по заполнению представлены в статье.
Фиксирование расходных операций каждой компании производится в обязательном порядке. Для этого составляются платежные документы, квитанции, счета-фактуры, поручения и другие бумаги. Однако на практике возникает необходимость сравнения взаиморасчетов между двумя и более контрагентами, для чего и составляется акт сверки.
Как правило, его подписывают юридические лица, а также индивидуальные предприниматели. Наименования сторон аналогичны тем, что указываются в соответствующих договорах:
- «Заказчик»;
- «Исполнитель».
Документ отражает все виды операций между компаниями (или отдельные расчеты, выборочно) за конкретный период – месяц, квартал, год (отчетный период определяется по согласованию). Ответственными за оформление являются сотрудники бухгалтерии. Они производят:
- составление акта;
- сверку с теми данными, которые пришли от контрагента.
Документ может составляться как приложение к договору, так и в качестве отдельного документа. И в связи с этим можно условно выделить 2 разновидности:
- Приложение к основному соглашению – например, к договору поставки. В этом случае документ является неотъемлемой частью этого договора и не имеет юридической силы сам по себе, в отсутствие основного соглашения. Как правило, в таких них фиксируется информация обо всех операциях, прошедших в рамках данного договора.
- Самостоятельный документ, который используется вне привязки к конкретному договору. В нем объединяются взаимные финансовые расчеты за конкретный период времени (или по отдельным группам товаров и услуг).
В договоре поставки следует дополнительно прописать условия сверки взаиморасчетов, сроки и порядок подписания акта. В противном случае недобросовестный контрагент может уклониться от подписания бумаги.
Бланк и образец документа
Как правило, он представляет собой сводную таблицу с описанием каждого вида операции (услуги, работы), ее суммой. В документе обязательно отражают реквизиты и названия обеих сторон, фиксируют наличие/отсутствие задолженности заказчика перед исполнителем на конкретную дату.
Бланк и образец акта сверки взаиморасчетов представлены ниже.
Количество экземпляров определяется количеством сторон, поэтому минимально составляется 2 оригинальных документа, имеющих одинаковую юридическую силу.
Инструкция по составлению
Для начала необходимо обратить внимание на несколько рекомендаций:
- В документе обязательно указывают отчетный период, за который производится сверка.
- Всегда следует указать дату его составления. Она необязательно должна быть связана с отчетным периодом. Например, акт составлен 29 января 2018 года, в то время как отчетный период – с 1 января 2017 по 31 декабря 2017 года.
- Стороны указывают не только виды операций (услуг), но и документы, на основе которых был произведен их учет (например, счет-фактуры).
- Как правило, указывают не только итоговую сумму, но и начальный баланс (сальдо).
- В конце страницы представители сторон ставят свои подписи. Как правило, право подписания имеет главный бухгалтер. Также он может быть подписан и руководителями – это особенно важно в тех случаях, когда между партнерами есть разногласия по поводу расчетных операций.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В некоторых случаях компания не использует обычную печать в виде синего оттиска. Тогда представителю достаточно поставить собственную подпись, расшифровать ее (фамилия, инициалы) и указать должность.
Таким образом, составление акта позволяет упростить процедуру сверки взаиморасчетов и подтвердить факт отсутствия претензий между заказчиком и исполнителем. Документ обычно составляется в печатном виде, помарки и исправления в нем не допускаются.
Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.
ФАЙЛЫ
Кто составляет акт
Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.
Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.
Как проводится сверка по расчётам
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Инструкция по заполнению акта сверки
В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).
Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.
В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.
Акт сверки необходим для учета правильности взаиморасчетов между контрагентами Примерный образец акта можно посмотреть, скачав его по ссылке ниже. Там же представлен для скачивания и заполненный образец акта сверки.
Данный документ показывает взаимные расчеты между двумя организациями и отражает суммы по всем операциям, проводимым между этими организациями за определенный период времени. Составляется данный документ одной из организации в двух экземплярах с целью проверить правильность расчетов и бухгалтерского учета.
При формировании акта сверки одна из сторон подписывает его, ставит печать организации на обоих экземплярах, после чего оба бланка направляются второй стороне.
Получив акт сверки, вторая организация проверяет правильность указанных сведений, рядом пишет данные своего бухгалтерского учета за тот же расчетный период.
Акт сверки взаиморасчетов сходится в случае, если данные учета обеих организаций идентичны. В этом случае у организаций нет друг к другу никаких претензий, подписанный один экземпляр акта сверки возвращается стороне, его составившей.
Если же по данным акта сверки выявляется взаимная задолженность, то она может быть погашена без движения денежных средств с помощью оформления акта взаимозачета, образец которого можно скачать .
Если данные у контрагентов расходятся, то необходимо выявить ошибочные данные путем сопоставления документальных первичных данных и данных, отраженных в учете.
Акт сверки взаимных расчетов. Образец оформления
Бланк составляется в свободной форме, из бухгалтерского учета переносятся данные за необходимый временной отрезок. Берутся только суммы по операциям, затрагивающие обе стороны.
Данные в бланк акта сверки вносятся в виде таблицы с двумя столбцами: дебет и кредит. После этого данные в дебет и кредит переносятся из бухгалтерского счета учета взаиморасчетов именно с нужным контрагентом. Например, если составляет акт сверки поставщик, то необходимо брать данные из счета 62, на котором отражаются данные по расчетам с покупателями.
Для каждой операции указывается сумма, содержание операции и документ, на основании которого выполнена запись в бухучете.
После того, как данные за весь расчетный период внесены в таблицу, считается итоговое сальдо. На основании этого сальдо можно увидеть наличие задолженности или же ее отсутствие.
Кроме этого, в бланке акта также прописывается, за какой именно период вносятся сведения, а также указываются реквизиты организаций, между которыми составляется акт сверки.
Ниже предлагаем скачать бланк акта, а также его заполненный образец.
Скачать акт сверки взаимных расчетов. Бланк и образец
Видео урок “Акт сверки взаиморасчетов с покупателем в 1С Бухгалтерия”