Улыбайтесь и будьте приветливы! Если ваш день не заладился, то оставьте все переживания дома и будьте вежливы во время вашей смены даже с самыми противными клиентами. Вам не нужно быть навязчивым, но, скорее всего, ваши клиенты будут довольны, если вы их обслужите медленнее, но с отличным настроем, чем очень быстро, но грубо. Если вы не можете радоваться на данный момент, то хотя бы притворитесь.
Узнайте основы работы на кассе. Будь это старинный ручной механизм или современная касса вам нужно знать, как выполняются все основные функции, которые будут повторяться, по крайней мере, на каждом третьем или четвертом покупателе. Если на кассе есть кнопки быстрого набора сумм, такие как 5, 10, 20, то научитесь ими пользоваться. Первые несколько дней пересматривайте основные правила, если у вас есть свободная минутка, и попросите более опытного кассира проверить, все ли вы делаете правильно.
Узнайте, как проводить кассовые операции, которые случаются достаточно часто, но не каждый день. Например, если вы продаете подарочный сертификат около раза в неделю, то все равно будет лучше выучить, как это делается. Также важно знать, что нужно сделать, если вы совершили ошибку, или если возникла какая-либо проблема - что нужно делать, если вы дали неправильно сдачу, но уже закрыли кассу, если кто-то хочет вернуть деньги, либо если машина зависла? Если вам не объясняли этого во время обучения, то попросите вашего менеджера или более опытного кассира все вам объяснить.
Узнайте к кому можно обратиться в непонятной ситуации. Вначале вы не сможете запомнить каждую деталь обучения, особенно те случаи, с которыми вы никогда и не сталкивались во время вашей работы, но вам нужно знать, где эту информацию можно найти, если вы столкнетесь с этой проблемой. Хорошо будет хотя бы пролистать руководство по использованию кассового аппарата, чтобы примерно знать, где какая информация находится.
Следите за тем, как будет платить ваш клиент. Кто-то платит наличными, и им нужна сдача, а кто-то оплачивает покупки банковской картой, и им нужно будет ввести свой код и дождаться проведения операции. В это время они могут сделать остальные нужные дела, например, сложить покупки в пакеты.
Хорошо знайте ассортимент вашего магазина, чтобы давать советы и делать комплименты. Даже если вы простой кассир, и вы не работаете в зале продаж, но вы все же остаетесь работником магазина, и к вам могут обращаться с вопросами. Если вы знаете, что какая-то покупка очень выгодна, то дайте знать вашему клиенту, что этот продукт очень хорошо, или что вам кажется, что это самый лучший выбор из предложенного, и что клиент сделал правильный выбор. Будьте честными и не переигрывайте, небольшой комплимент добавит ценности покупке, и ваш клиент будет рад приобретению.
Как пользоваться кассовым аппаратом по всем правилам, не допуская нарушений законодательства? Инструкция по использованию кассового аппарата относительно проста, но в ней есть свои нюансы, о которых следует знать. Итак, обо всем по порядку.
Книга кассира: важные правила
На каждый кассовый аппарат, кроме оборудования, которое используют индивидуальные предприниматели (ИП), должна быть заведена книга кассира. Ее нужно хранить неподалеку от кассового оборудования. В этот документ необходимо ежедневно заносить показания денежного оборота кассового аппарата. Книга кассира должна быть прошнурована и пронумерована, а также утверждена подписями руководителя и сотрудника, ответственного за бухгалтерский учет. Кроме того, в ней должна быть печать юрлица или подпись ИП.
Как делать записи в книге кассира?
Здесь есть несколько основных правил. Во-первых, записи должны осуществляться каждый день в хронологическом порядке шариковой либо перьевой ручкой. Помарки не допускаются. Во-вторых, записи должны делаться строго по данным кассового аппарата и соответствовать подтверждающим документам.
В начале рабочей смены надо занести в книгу кассира текущую дату, а также записать показания кассового аппарата на начало дня и суммы наличности, полученной кассиром для работы. По окончанию смены необходимо вписать остальные данные, которые предусмотрены книгой кассира.
Исправления в книгу кассира вносятся следующим образом: неправильные записи зачеркиваются, затем пишутся верные данные, а после этого заверяются подписью ответственного лица, назначенного юрлицом и/или ИП.
При условии соблюдения заполнения всех предусмотренных правилами данных возможно также ведение книги кассира в электронном виде.
Основные обязанности кассира
Кассир должен проводить через кассовый аппарат все полученные денежные средства, как наличные (в том числе платежи, принятые авансом, в качестве залога или задатка), так и поступившие с банковских карт. При этом он обязан выдавать каждому покупателю чек - документ, подтверждающий оплату. Полученные наличные деньги должны быть помещены в ящик для денег кассового аппарата или другое специально предназначенное для этого место. Причем хранение там наличных денег, не проведенных через кассовый аппарат (кроме средств, выданных кассиру перед началом работы и зафиксированных в книге кассира), запрещается.
В конце рабочей смены кассиру необходимо вывести на кассовый аппарат контрольную ленту и Z-отчет. Эти документы полагается хранить в течение года со дня их создания.
Что делать, если кассир допустил ошибку при вводе суммы?
Если при вводе суммы в платежном документе кассиром была допущена ошибка, то использовать его в течение рабочего дня нельзя. В конце смены нужно сформировать реестр платежных документов, сделанных по ошибке. К нему следует приложить сами ошибочные платежные документы.
Главные требования к кассовому оборудованию
Запрещается использование кассового аппарата в следующих случаях:
- его модели нет в Государственном реестре;
- прошло 6 лет со дня его регистрации в налоговом органе;
- оно не было зарегистрировано в налоговом органе;
- сфера применения его моделине соответствует указанной в Государственном реестре;
- не заполняется книга кассира (кроме кассовых аппаратов, используемых ИП);
- на оборудовании нет средств контроля или они повреждены;
- не заключен договор на его обслуживание и ремонт;
- результат освидетельствования кассового аппарата уполномоченным Государственным комитетом юрлицом выявил, что оборудование не соответствует техническим документам и эталонному образцу кассового аппарата, включенного в Государственный реестр;
- оборудование работает не в фискальном режиме или не отображает в чеках всей предусмотренной госстандартами РБ информации.
Что делать, если кассовый аппарат неисправен или повреждены средства контроля?
Если в работе кассового оборудования были обнаружены неисправности либо были повреждены установленные в нем средства контроля, необходимо остановить прием наличных денег и платежных карточек через него. Кассиру нужно оформить окончание работы. Если Z-отчет вывести невозможно, следует сделать в книге кассира запись о том, что кассовый аппарат неисправен, а также зафиксировать сумму средств, принятых за текущий рабочий день до выявления неисправности.
Лица, использующие кассовые аппараты, должны обеспечить сохранность средств контроля, которые на нихустановлены.
Наказания за нарушения использования кассового аппарата
За неправильное пользование кассовым оборудованием грозят следующие наказания:
- за нарушение порядка приемаоплаты наличными при продаже товаров, работили услуг: предупреждение или штраф в размере 2-50 базовых величин;
- за нарушение порядка использования кассового и другого платежного оборудования при продаже товаров, работ или услуг или отсутствие такого оборудования: штраф для ИП в размере до 100 базовых величин, для юрлица - от 10 до 200 базовых величин.
- нарушение порядка использования и учета средств контроля для кассового оборудования:штраф для ИП в размере до 50 базовых величин, для юрлица -от 10 до 100 базовых величин.
Большинство бизнесменов уже перешли на «умные кассы», уже в июле этого года такая обязанность коснулась тех предпринимателей, которые до сих пор были от этого освобождены. Мы расскажем вам о том, как работать на онлайн кассе.
Порядок работы торгующих организаций с контрольно-кассовой техникой (ККТ) изменил Федеральный закон № 290-ФЗ от 03.07.2016 , который внес поправки в действующий Федеральный закон N 54-ФЗ о применении ККТ и обязал всех бизнесменов использовать кассовые аппараты исключительно с функцией передачи данных непосредственно в налоговые органы по интернету. При этом всем налогоплательщикам, использующим старые кассовые аппараты, предоставлена возможность их модернизировать, а тем, у кого кассы не было совсем, можно купить новые.
Как работает онлайн-касса? Чем она отличается от техники старого поколения и на что будут в первую очередь обращать внимание налоговики? Попробуем разобраться.
Принцип работы онлайн-кассы
Главная особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.
До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой. Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.
Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:
- Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
- Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
- Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
- Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
- Чек заверяется фискальными данными.
- Происходит обработка чека фискальным накопителем.
- Распечатывается бумажная версия чека.
- Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
- ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
- ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
- По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.
Схема работы ККТ нового поколения
Важно понимать, что при работе с «умной кассой» надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня — сформировать отчет о ее закрытии. Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней. Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.
Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.
Работа с онлайн кассами и порядок их модернизации
Как видно из вышесказанного, основное различие между техникой старого и нового поколения — это фискальный накопитель. По сути, это отдельный блок, который имеет свой уникальный номер и срок службы. Он сохраняет и передает всю информацию о продажах за определенный период времени. Сам фискальный накопитель представляет собой жесткий диск, который должна хранить организация вместо упраздненной контрольной ленты. Примечательно, что налоговики ведут отдельный реестр ФН, и использование устройства, которого нет в этом реестре, карается штрафом.
Кроме того, техника нового поколения должна иметь возможность соединения с интернетом, для этого должно быть 2 типа специальных входов: проводной и беспроводной. По принципам работы весь кассовый комплекс можно сравнить с компьютером. Поэтому доработке ККМ до онлайн подлежит только та касса, которая может быть подключена к интернету и к фискальному накопителю. Как правило, большинство современных моделей кассовой техники это позволяют. Модернизация обойдется на порядок дешевле приобретения нового аппарата. Так, в среднем «апгрейд» кассы будет стоить до 6-7 тысяч рублей, а покупка новой — от 20-30 тысяч рублей. Важную роль в этом играет установленное на ККТ программное обеспечение.
Важно помнить, что работать даже на новой кассовой машине можно только после того, как она прошла регистрацию в ФНС России и был заключен договор с ОФД. Кстати, эта услуга тоже не бесплатна для бизнеса, услуги оператора обойдутся около 3 тысяч рублей в год. К таким ОФД законодатели предъявляют ряд требований. В частности, для заключения договора оператор должен:
- получить экспертное заключение о возможности обеспечения стабильной и бесперебойной обработки больших объемов информации, с их последующей передачей;
- обеспечить конфиденциальность и сохранность полученных от ККТ данных;
- иметь лицензию Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС на оказание услуг телематической связи.
Только при соблюдении этих требований организация может быть включена в реестр ОФД, размещенный на сайте ФНС . По состоянию на 11 июня 2019 года в этом реестре 21 оператор. С любым из них можно заключить договор на обмен данными.
Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.
Общие правила
Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.
Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые
Кто может работать с ККТ?
Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.
Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.
В обязанности директора также входит:
- внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
- оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
- выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
- выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
- обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.
Обязанности кассира
Перед тем как заступить на работу, кассир должен:
- проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
- отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
- перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
- в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.
Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию
Как работать с ККТ
Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:
- Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
- Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
- Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
- Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
- Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.
Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.
Замена ленты
Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.
Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь
Для ответа на данный вопрос важно учитывать определенные факторы:
- Масштабы вашей предпринимательской деятельности.
- Характер самой компании.
- Темпы и динамику развития.
- Планируемый товарооборот (здесь может подразумеваться и реализация услуг).
- Интенсивность денежно-наличного потока.
- Предпочтения в функциональности кассового оборудования.
- Ценовой диапазон данного устройства.
Теперь нужно разобраться, как пользоваться кассовым аппаратом.
Использование кассового аппарата
После покупки кассовое оборудование должно пройти обязательную опломбировку в ЦТО и регистрацию в налоговой службе. После этого возможно законное использование контрольно-кассовой техники.
Итак, расскажем, как пользоваться кассовым аппаратом. Инструкция выглядит следующим образом:
- Начиная рабочий день, нужно подключить кассовый аппарат к сети.
- Проверить дату и, если необходимо, подкорректировать ее.
- Текущая дата должна превышать предыдущий Z-отчет. Это нужно для активации текущего режима.
- Снять Х-отчет. Для разных моделей кассовых аппаратов сочетание клавиш при снятии отчетов могут отличаться, но в любом случае то, как пользоваться кассовым аппаратом, производитель обязательно указывает в инструкции.
- После этого на экране аппарата появятся нули, и здесь начинается основная работа кассира: вводятся суммы, подводится итог и распечатываются чеки.
- Во время пересменки проводится сверка суммы, накопившаяся в регистраторе кассового аппарата с наличными в кассе (снимается Х-отчет).
- В конце смены также нужно снять Х-отчет, сверить сумму с наличными в кассе и снять итоговый Z-отчет. При этом происходит копирование информации в фискальную память и обнуление счетчика дневной выручки.
Дополнительные функции кассового аппарата
Основные моменты того, как пользоваться кассовым аппаратом, мы рассмотрели, теперь перейдем к дополнительным функциям.
Сегодня в каждом магазине можно рассчитаться с помощью пластиковой карты. Здесь понадобиться опция безналичной оплаты или отдельная секция на кассовом аппарате (это зависит от модели самой техники). Для этого нужно ознакомиться с инструкцией или проконсультироваться с другим работником.
Также заранее нужно узнать, как на конкретном кассовом аппарате проходят скидки (это может быть просто уменьшение суммы или специально встроенная функция).
Для отмены ошибочно проведенной операции или для оформления возврата существует специальная кнопка на кассовом аппарате. Но здесь важным моментом является и то, что в разных организациях подход к таким вопросам осуществляется по-разному.
Нельзя забывать и про чековую ленту в контрольно-кассовой технике, ведь она имеет свойство заканчиваться в самый неподходящий момент. Поэтому при появлении цветных полосок на чеке, нужно срочно заменить чековую бумагу новым рулоном:
- Для этого нужно снять пластмассовую крышку, которая прикрывает ленту.
- Снять со стержня старый рулон и насадить на него новый.
- Теперь нужно подсунуть конец бумажной ленты под вал и нажать соответствующую кнопку на кассовом аппарате.
- Далее закрываем крышку и отрываем чистый чек.
Чековая лента должна вовремя обновляться, чтобы она не закончилась на контрольном чеке, иначе на контрольно-кассовой технике может произойти сбой.
Итак, мы рассмотрели, как правильно пользоваться кассовым аппаратом. При этом нужно работать внимательно и сосредоточенно, так как именно они проверяются в первую очередь. Неправильная работа может привести к штрафным санкциям.
Самые распространенные кассовые аппараты
Самым простым и распространенным кассовым аппаратом является торговое оборудование марки "Меркурий". Оно появилось на рынке в 90-х годах прошлого столетия и с тех пор плотно занимает свою нишу. За прошедшие годы вышло много моделей данной марки.
Как пользоваться кассовым аппаратом "Меркурий"
Выше уже упоминалось, что данные аппараты довольно просты в использовании. Основная их работа описывается в четырех действиях:
- Включение аппарата и проверка правильной даты и времени.
- Установка кассового режима (три раза нажимается кнопка "ИТ").
- Пробивание чека (сумма покупки, нажатие кнопок "ПИ" и "Итог", соответственно).
- Снятие сменного отчета (два раза нажимается кнопка "РЕ" и два раза - кнопка "ИТ").
Остальные функции подробно описываются в книге по эксплуатации заводом-изготовителем к каждой конкретной модели.
Кассовое оборудование для аптеки
При ответе на вопрос о том, какими кассовыми аппаратами пользуются аптеки, нужно представить себе оборудование совершенно нового названного учреждения здравоохранения или его переоснащение. В принципе, для аптеки подойдет любой кассовый аппарат, но значительно удобнее в эксплуатации и эстетичнее смотрится установленная современная компьютерная техника.
Это повысит ее конкурентоспособность и привлечет дополнительных клиентов. Такое оборудование стоит, конечно, недешево, но окупается достаточно быстро, тем более что для начала можно обойтись более простыми и дешевыми вариантами. При установке такого оборудования нельзя забывать и про считывающее устройство для пластиковых карт, ведь данный вид расчета уже плотно вошел в нашу жизнь сегодня.