Инвентаризационные описи – это необходимые документы, которые обязательны к заполнению во время проведения такой проверки, как инвентаризация. Для разных видов объектов, попадающих под проверку, разработаны разные типы описей:

Ответственной за заполнение описей для инвентаризации назначается специальная комиссия, состав которой включает сотрудников, утвержденных приказом главы организации.

Данные, которые указываются в форме ИНВ-3

• информация о товарах;
• информация о готовой продукции;
• информация о производственных запасах и материалам, располагающихся в местах для хранения;
• информация обо всех передвижениях этих объектов внутри компании;

Другие данные, подлежащие проверке при инвентаризации:

Правила заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей

• Оформляются две копии инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей. Одну копию отдают в бухгалтерию, вторая копия должна остаться у материально ответственных лиц.

• До начала учета всех товаров, готовой продукции и материалов (имеющихся ТМЦ), материально-ответственные лица пишут расписку, в которой они подтверждают, что все ценности были учтены и присутствует вся необходимая документация. Все материально-ответственные лица ставят свои подписи на первой странице описи (формы ИНВ-3). Также они вносят расшифровку поставленной подписи и информацию о занимаемой должности.

Пример заполнения инвентаризационной описи ТМЦ (форма ИНВ-3)

• На самую первую страницу бланка вносится информация о предприятии, которое подвергается инвентаризации ТМЦ, фиксируется дата приказа и его порядковый номер. Также вносятся даты начала и окончания проверки (их необходимо взять из приказа)

• На инвентаризационную опись ставится уникальный номер и дата ее заполнения.

• Далее указывается, какие конкретно ТМЦ будут подвергнуты инвентаризации и где они располагаются.

• Вторая страница включает таблицу, которая заполняется в процессе проверки, которая проводится путем пересчета присутствующих материалов, товаров и готовой продукции.

Правила внесения данных в таблицу

• Таблица включает в себя данные, расположенные в определенном порядке. Каждому пункту присваивается номер. Каждому номеру соответствует определенный пункт:

– Порядковый номер – цифра 1

– Номер счета и субсчета, в котором ведется учет данных ценностей (товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43)

– наименование, краткое описание, присвоенный номенклатурный номер ТМЦ – 3-4

– информация об использованной единице измерения -5-6

– цена одной единицы – 7

– присвоенный инвентаризационный номер – 8

– Если есть паспорт, в котором указывается информация о присутствии драгметаллов в ТМЦ, то указывается номер по паспорту – 9

– информация о наличии по факту упомянутого наименования, его количество и сумма – 10-11.

• В описи указываются все ТМЦ, которые попадают под инвентаризацию.

• Опись можно подготовить еще до начала инвентаризации. Ее можно заполнить, внести данные в графы с 1 по 9. Во время инвентаризации члены комиссии будут указывать только фактическое наличие каких-либо товаров, материалов и других ценностей и вносить их в пункты 10-11.

• Если оказалось, что не все ТМЦ есть в описи, то их вписывают от руки.

• В случае если наименований в таблице очень много, то она может занять несколько страниц. Тогда общее число порядковых номеров, реальное количество единиц, а также общая сумма высчитывается по итогам на каждой странице таблицы. В конце проводится подсчет данных на каждой странице, и вносятся итоговые данные.

• Обнаруженные испорченные и бракованные ТМЦ должны быть внесены в соответствующие акты.

• На бланке описи ИНВ-3 должны быть подписи всех присутствующих членов комиссии. Кроме них в описи должны подписаться материально-ответственные лица, подтверждая свое согласие с результатами проведенной проверки.

• После этого документ проверяется бухгалтером на корректность внесенных данных и правил заполнения. Сотрудник бухгалтерии также вносит информацию по каждому объекту (ТМЦ), в соответствии с имеющимися данными учета.

• Сличительная ведомость форма ИНВ-19 заполняется, если после проведения проверки вскрылись несоответствия.

• Итоговые данные прописываются в ведомости ().

• Сотрудник бухгалтерии, ответственный за проверку инвентаризационной описи ставит свою подпись в нижней части третьей страницы.

Скачать инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (бланк и образец ИНВ-3)

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

Правила инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) определены в пунктах 3.15-3.26 гл. 3 правил проведения инвентаризации . Порядок бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей определяется в ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» . Более подробно учет товарно-материальных ценностей рассмотрен в разделах справочника «Учет материалов» и «Учет товаров» .

Перед проведением инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо проверить наличие и состояние карточек складского учета, товарных отчетов и других регистров аналитического учета.

При инвентаризации комиссия должна в присутствии материально-ответственных лиц проверить фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем пересчета, перемеривания или перевешивания. При хранении товарно-материальных ценностей на разных складах с одним материально-ответственным лицом инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. В рамках одного склада пересчет ценностей проводится в порядке их расположения в помещении хранения.

Результаты инвентаризации заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием количества, вида, группы, артикула и прочих необходимых характеристик. В случае обнаружения расхождений и неточностей в наименовании или основных характеристиках товарно-материальных ценностей в описи указываются правильные сведения.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время инвентаризации, должны приходоваться после инвентаризации по реестру или товарному отчету. Во время инвентаризации эти ценности заносятся в отдельную опись, которая называется «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма, а на приходном документе делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи. В случае, если в следствие производственной необходимости происходит отпуска ценностей во время проведения инвентаризации, отпущенные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации.

На товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, составляется отдельный акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути по форме ИНВ-6 . В этом акте по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок, формируется акт инвентаризации товаров отгруженных по форме ИНВ-4 . В акте по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

На товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, формируется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5 . Записи в опись заносятся на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описи указываются наименование ценностей, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Суммы должны подтверждаться надлежаще оформленными первичными документами.

Тара отражается в описях по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Если в результате инвентаризации выявлены расхождения между фактическим наличием и учетными данными формируется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по форме № ИНВ-19 . Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных ценностей должна быть произведена с учетом рыночных цен. Выявленные при инвентаризации излишки и недостачи ТМЦ отражаются в бухгалтерском учете организации.

3.15. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

3.16. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

3.17. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

3.18. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

3.19. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

3.20. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

3.21. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

3.22. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

3.23. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

3.24. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

3.25. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) - это все активы организации, используемые для производства товаров или оказания услуг. К ним относятся сырье, материалы, топливо, оборудование и т. д.

Их инвентаризацию осуществляют все организации. Она может быть плановой и внезапной, сплошной или выборочной. В любом случае должен выполняться определенный порядок.

Инвентаризация - это ревизия истинного наличия материальных ценностей и сверка полученных данных с учетными.

Основные положения и критерии

Организации регулярно проводят инвентаризацию ТМЦ для проверки подлинности данных . Все действия инвентаризационной комиссии подтверждаются документально, а результаты отражаются бухгалтерскими операциями.

При инвентаризации значимость имеет устройство складского хозяйства. Места хранения подразделений могут быть самостоятельными единицами или частями иных учетных единиц.

При проверке уточняют остатки ТМЦ на счетах. Внимание обращают на правильную организацию хранения и размещения ценностей.

Многие из них имеют своеобразные физико-химические особенности:

• восприимчивость к влаге;
• небольшой срок годности;
• впитывание посторонних запахов;
• способность терять вес;
• легкую воспламеняемость.

Опись проводят в порядке нахождения ТМЦ в помещении. Не допускается беспорядочная проверка. При наличии у одного материально-ответственного лица (МОЛ) товаров в разных местах хранения, их проверяют последовательно, переходя из одного склада в другой.

После завершения инвентаризации в помещении его пломбируют. Также поступают, если проверка не заканчивается одним днем и при обеденных перерывах. Описи помещают в сейф либо металлический ящик, который опечатывают. При его вскрытии проверяют целостность пломбы. При обнаружении ее повреждения составляется протокол.

Одинаковые ТМЦ должны находиться в ведении одного МОЛ. Исключение составляют некоторые организации. Пример одной из таких - лесоторговая. Здесь материалы могут параллельно находиться на складе и в магазине.

Правила осуществления и оформления результатов описи закрепляют в положении о проведении инвентаризации. Его должна составлять каждая организация и утверждать ее руководитель.

Зачем она нужна

Каждая приобретенная вещь проходит по бухгалтерии предприятия и находится на его . В связи с этим необходимо периодически производить сверку действительного наличия ТМЦ с данными учета, т. е. инвентаризацию. В процессе также определяют стоимость ценностей в соответствии с данными .

Порядок проведения инвентаризации определен в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995. Документ содержит формы отчетов для регистрации результатов сверки.

Периодичность проведения процедуры закрепляется в , по некоторым причинам ее вправе назначать руководитель своим распоряжением.

Пунктом 27 Положения о ведении бухучета и отчетности установлены случаи, в которых опись проводится обязательно.

К ним относятся:

• составление годовой отчетности;
• смена МОЛ;
• передача в аренду имущества и оборудования;
• хищение или порча активов;
• стихийные бедствия и чрезвычайные происшествия;

Главная цель проведения описи ТМЦ - это обеспечение их сохранности и сопоставление фактического наличия с учетными данными.

Стандартные нормативы и условия

Основные требования к проведению инвентаризации содержат нормативные документы РФ. Процедура проводится специально назначенной комиссией. Ее члены должны хорошо знать законы и условия проведения проверки, правильно применять методы оценки материальных ценностей.

Принципы по законодательству

Согласно Методическим указаниям инвентаризационный учет материалов проводится по следующим правилам:

• Данные о ТМЦ записываются в описи отдельно по каждому наименованию. Указывается необходимая информация (вид, артикул, количество, сорт и т. д.).
• Сверку проводят по местам хранения ценностей в порядке их размещения.
• Комиссия проверяет реальное наличие ТМЦ в присутствии МОЛ. Для этого их взвешивают, пересчитывают и т. д. Заполнение документов со слов ответственного лица недопустимо.
• В процессе инвентаризации ценности могут поступать или отпускаться из мест хранения. При этом необходимо согласие руководства и оформление соответствующих ведомостей.
• На ТМЦ в пути, отданные в переработку, отгруженные, но не оплаченные, составляют отдельные описи. По каждой отгрузке (отправке) отражают наименования ТМЦ и покупателя, количество, стоимость, даты отгрузки и принятия на хранение, сведения о сопроводительных бумагах.

Общие правила

Инвентаризация ТМЦ - длительный и трудоемкий процесс.

В рабочие часы возникают следующие затраты:

• участвующие в процедуре сотрудники не могут исполнять свои трудовые обязанности;
• прекращается комплектование ТМЦ заказчикам и их отгрузка покупателям;
• приостанавливаются закупки и приемка товаров поставщиков.

Работа в выходные дни оплачивается в двойном размере. Во избежание дополнительных расходов, работодатели стараются проводить сверку в пределах .

Проведение инвентаризации основано на следующих правилах:

• присутствие комиссии в полном составе;
• проверка ТМЦ по факту;
• наличие необходимых документов от МОЛ перед началом процедуры;
• отражение результатов в акте и описи.

Методы оценки и комбинаций

ТМЦ организации оценивают несколькими способами:

Если запасы на предприятии однородные и имеют стабильную цену, можно применять один из вышеуказанных способов. Но такой вариант встречается редко. Методы оценки можно комбинировать. ТМЦ условно подразделяют на группы и к каждой применяют более удобный способ. Подобное разделение фиксируют в учетной политике.

Роль в деятельности предприятия

Проведение инвентаризации имеет большое значение в работе предприятия. Ее результаты являются важной составляющей слаженной работы организации.

Ежегодная опись предоставляет сведения о наличии ТМЦ по факту для сопоставления их с учетными цифрами, чтобы впоследствии выяснить, сколько их израсходовано, какое количество осталось, имели ли место хищения.

Проверка дает информацию о том, какими ресурсами располагает организация. С помощью нее и учетных данных компания может проектировать и координировать свою деятельность в нужных направлениях. При отсутствии этих сведений фирма не может энергично функционировать, продумывать свои действия на долгосрочный период.

Инвентаризация выполняет санитарную функцию. Выявляются и списываются ненужные и испорченные материальные ценности.

Опись необходима при хищении и порче ТМЦ. Она подтверждает факт кражи и является первой ступенью на пути дальнейшего расследования.

С помощью инвентаризации руководитель контролирует работу МОЛ. Без ее проведения ответственные лица имели бы возможность использовать материальные ценности в своих интересах.

Опись продукции помогает выявить пересортицу, т. е. играет контрольно-ревизионную роль.

Административная функция сверки заключается в применении штрафных санкций к МОЛ при выявлении недостачи. Из заработка виновного вычитается сумма, равная стоимости недостающих ценностей. Аналогичное наказание применяется и в случае порчи ТМЦ.

Выявленные при инвентаризации ошибки анализируются. Работодатель принимает меры по их исправлению и недопущению в перспективе.

Совокупность основных вышеперечисленных функций и определяет роль инвентаризации в работе организации.

Этапы инвентаризации ТМЦ

Процесс инвентаризации делится на несколько ступеней. Каждая имеет свою направленность, цель и итоговый результат.

Этапы процедуры приведены в таблице:

Дополнительные меры

Инвентаризация ТМЦ должна проводиться в рамках установленного руководством предприятия графика. В ходе ревизии заполняются документы утвержденных форм, выявляются излишки или недостачи.

Отведённое время

Время проведения и продолжительность инвентаризации устанавливают по следующим критериям:

• объему ТМЦ;
• количеству участвующих сотрудников;
• возможности проведения процедуры в рабочее время.

Процесс инвентаризации можно передать на . В этом случае проверять ТМЦ будет сторонняя фирма. Ее представители грамотно и оперативно пересчитают ценности, проверят бухучет, произведут сверку данных.

Преимущества метода:

• нет необходимости обучать сотрудников правилам проведения процедуры и знакомить с образцами заполнения документов;
• не нужно отрывать штатный персонал от текущей работы;
• проверяющая компания самостоятельно обрабатывает полученную информацию и отражает ее в учете заказчика;
• руководителю не нужно готовить приказы, назначать комиссию, устанавливать схему проведения описи;
• предоставление достоверных сведений без сокрытия неблагоприятных и искаженных фактов;
• независимая фирма представляет руководству полный развернутый отчет по результатам контроля.

Сроки проведения

Инвентаризация может проводиться внезапно или по плану. В последнем случае ее периодичность закрепляется в учетной политике предприятия. Рекомендуется инвентаризировать материальные ценности один раз в месяц.

Внеплановая опись имеет первоочередную цель - проверить работу МОЛ.

Сроки выполнения инвентаризации остатков ТМЦ на складах приведены в таблице:

Опись и оформление

В ходе инвентаризации ТМЦ заносятся в бланк формы ИНВ-3. Как правило, она составляется по подразделениям в разрезе МОЛ. В документе указывают характеристики объектов учета: наименование, вид, количество и т. д.

Описи, состоящие из нескольких листов, пронумеровывают и скрепляют так, чтобы нельзя было заменить страницы.

Внизу каждого листа формы ИНВ-3 проставляется число порядковых номеров перечисленных объектов и их количество в натуральном выражении.

Такой порядок оформления необходим для того, чтобы в опись нельзя было внести поправки после завершения проверки. На последней странице документа ставится отметка о подсчете итогов, подписи членов комиссии и МОЛ.

Перечень бумаг, составляемых в ходе инвентаризации, перечислен в таблице:

Вышеперечисленные формы можно приобрести в специализированных магазинах, заказать в типографии или скачать в интернете. В бухучете итоги инвентаризации показывают в месяце ее завершения.

Недостачи отражают на сч. 94. Если она не превышает допустимую убыль, то списывается на производственные счета, сверх норм - на счета МОЛ. Виновник должен предоставить письменное объяснение причин недостачи.

Излишки и проводки

Излишки при инвентаризации выявляются нечасто. Их относят на прибыль и учитывают по рыночной стоимости.

Основные проводки по оформлению итогов инвентаризации отражены в таблице:

Сверка данных

Главной инвентаризационной бумагой является форма ИНВ-3. Она фиксирует фактический остаток ТМЦ и служит основанием для составления сличительной ведомости расхождений данных бухучета с фактическими.

По окончании ревизии члены комиссии расписываются в инвентаризационных описях. Они составляются в двух экземплярах: для бухгалтерии и МОЛ. Ответственные при хранении лица перед тем, как подписать документ, еще раз его проверяют. При наличии ошибки о ней сообщают бухгалтеру.

Если при заполнении сличительной ведомости ИНВ-19 выявлены значительные расхождения, ТМЦ вновь пересчитывают. Для этого привлекают группу сотрудников, не входящих в комиссию. Любые коррективы в форму вносятся с согласия всех членов комиссии.

Формирование приказа

Накануне инвентаризации директор издает приказ по форме ИНВ-22. Его регистрируют в специальном журнале учета формы ИНВ-23.

Приказ оформляют не позже чем за 10 дней до начала ревизии. Это время необходимо для подготовки к процедуре надлежащим образом.

В документе оговаривается состав комиссии, и уточняются следующие данные:

• состав инвентаризируемых ТМЦ;
• причины сверки (плановый контроль, переоценка, смена МОЛ и т. д.);
• порядок и сроки процедуры;
• назначение председателя;
• срок сдачи бумаг в бухгалтерию.

Итак, инвентаризация материальных ценностей - это периодическая проверка соответствия их наличия данным бухучета. Ее итогом может стать излишек, который увеличивает прибыль организации либо недостача, относимая на прочие расходы или взыскиваемая с МОЛ. От правильности проведения процедуры зависит подлинность данных бухучета.

Все предприятия регулярно проводят инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Периодичность таких проверок, как правило, закрепляется в графике, который утверждается руководителем. Сама процедура инвентаризации регламентирована Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств .

Проведение и оформление инвентаризации

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Члены комиссии в присутствии материально-ответственного лица осуществляют проверку вверенных ему материальных ценностей путем измерения, пересчета, взвешивания.

Если ценности, подотчетные одному материально-ответственному лицу, сосредоточены на разных складах, проверка осуществляется по всем местам хранения, как правило, в порядке их расположения.

При этом помещение, в котором комиссия уже отработала, на время инвентаризации опломбируется.

По результатам проверки составляется инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3). В ней указываются количество, артикул, вид и другие важные характеристики по каждому наименованию ТМЦ.

Если в процессе проведения проверки на склад поступают какие-либо объекты, они заносятся в специальную опись «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации». Приходуются они уже по завершении проверки.

Иногда возникает необходимость отпуска ценностей во время инвентаризации. Такие объекты также записываются в специальную опись «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации», в которой указывается:

• дата отпуска,
• имя покупателя,
• количество,
• цена и сумма товара,
• номер расходного документа (на нем обязательно ставится отметка «после инвентаризации»).

Если на дату проверки некоторые ценности находятся в пути, на них заполняется форма ИНВ-6. В этом документе, помимо наименования, цены и количества материалов указываются также перечень и номера актов, на основании которых ТМЦ принимаются к бухгалтерскому учету.

В случае наличия на дату инвентаризации ТМЦ, которые отгружены и не оплачены в срок, на эти объекты заполняется форма ИНВ-4, а ТМЦ, хранящиеся на складах других предприятий оформляются формой ИНВ-5 (здесь основанием для записей являются первичные документы, которые подтверждают, что ТМЦ были сданы на ответственное хранение).

В отдельную опись заносятся данные о таре - наименование, состояние на момент проверки, количество.

Если по результатам инвентаризации обнаружены расхождения между наличием ТМЦ по факту и информацией бухгалтерского учета, оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19.

Результат инвентаризации ТМЦ, оформление в бухгалтерском учете

Результатом проверки ТМЦ может быть излишек или недостача. Итоги проверки оформляются в системе бухгалтерского учета организации в том месяце, в котором инвентаризация завершилась.

Недостача

Для отражения недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны варианты.

Для некоторых материалов и продуктов предусмотрены нормы естественной убыли . Если недостача «укладывается» в эти пределы, то ее списывают на счета производства. В случае же, когда сумма недостачи выходит за рамки естественной убыли, она относится на счет материально-ответственного лица.

При этом виновным лицом составляется письменное заявление, в котором он указывает причины возникновения недостачи и подтверждает согласие с суммой предстоящих выплат.

Если материально-ответственное лицо не согласно с решением руководства, оформляется акт о несогласии работника с погашением убытка, который впоследствии служит основанием для принятия решения о принудительном взыскании.

Удержание производится из заработной платы работника (при этом возможна рассрочка) либо денежные средства вносятся им в кассу по приходному ордеру.

Срок исковой давности по задолженности материально-ответственного лица, как и срок давности любой дебиторской задолженности, составляет 3 года , после чего придется списать сумму на прочие расходы. Сюда же придется списать недостачу в случае отклонения иска о взыскании судом (либо если виновное лицо отсутствует как таковое).

Излишки

Как показывает практика, гораздо реже в результате инвентаризации могут быть выявлены излишки, которые принимаются к учету по рыночной стоимости.

Проводки, которыми оформляется инвентаризация ТМЦ

Подводя итоги, можно сказать, что инвентаризация - обязательная периодическая проверка соответствия фактического наличия ТМЦ данным бухгалтерского учета. Ее результатами может быть как излишек, увеличивающий доходы предприятия, так и недостача, подлежащая либо взысканию с виновника, либо списанию на прочие расходы организации.

Инвентаризация ТМЦ - необходимое условие для выполнения основного требования, которое предъявляется к системе бухгалтерского учета любого предприятия. Ведь от того, насколько тщательно проводится эта проверка, зависит достоверность данных бухгалтерского учета .